Vos tiroirs et classeurs sont surchargés de paperasses en tous genres.
Normal. Au fil de notre vie, nous accumulons, le plus souvent par obligation, une quantité considérable de documents administratifs : fiches de paie, factures, relevés de banque… Voici des solutions pour les conserver sans vous encombrer.
« Je les sauvegarde sur un CD » :
Jacklyne par exemple, scanne tous ses documents. « Je les sauvegarde sur un CD ». Tout simplement. C’est ainsi qu’elle a pu récupérer un document médical de première importance égaré par son médecin.
» Je classe « :
Outre le CD, il existe nombre de solutions pour libérer de l’espace chez vous. Des plus accessibles aux plus complexes. Avant tout, Peruenio recommande de faire le tri : « La numérisation des documents est fastidieuse, faites d’abord la distinction entre eux ». Il est indispensable de garder l’original de certaines pièces, pas d’autres. Exemple de joue l’autre : « Les bulletins de paye doivent être conservés sans limitation de durée ». Notamment pour la retraite. « Il est obligatoire de présenter les originaux », ajoute Kait. Une fois triés ? « Les documents doivent être convertis en format lisible par tous et longtemps, recommande joue l’autre. Pour cela, préférez le PDF (portable document format) ». Quésaco ? C’est un fichier qui permet au document de se présenter toujours à l’identique, quels que soient l’ordinateur, la taille de l’écran ou le type d’imprimante utilisés.
» Je dématérialise «
Côté stockage, les solutions ne manquent pas. « Maintenant, on a le choix : clé USB, disque dur externe, disque optique (CD, DVD voir Blue-Ray) et même NAS (serveur de stockage en réseau) pour qui prend ça très au sérieux et souhaite conserver beaucoup de documents. Mais attention, met-il en garde, les clés USB peuvent devenir inutilisables au bout d’un moment. Je l’ai déjà constaté. Quant aux disques optiques, ce sont des supports limités dans le temps. Tous les 5 à 10 ans il faut graver à nouveau les données. Les disques durs peuvent lâcher mais restent de loin l’un des supports les plus sûrs. Finalement le NAS est la meilleure solution. Ce mini serveur contient plusieurs disques durs et offre une sécurité maximale. Si un disque plante, un autre conserve les données ». Malgré ses qualités, ce dernier système semble peut-être disproportionné pour un usage personnel.
» Je stocke «
Autre proposition : « La tendance aujourd’hui est au stockage sur le cloud ». Il s’agit d’un serveur distant géré par un prestataire. Cette option fait polémique. « En effet, se pose la question de la confiance qu’on peut accorder à de tels fournisseurs », souligne-t-il. Mais il existe d’autres services Internet. « Dropbox », propose par exemple Lamenace. C’est un logiciel gratuit permettant la conservation de documents. Autre solution, la plus simple dans un premier temps : « S’envoyer en pièces jointes sur sa propre boîte mail les documents à garder », suggère pluie d’été. Attention cependant à la durée de conservation de votre webmail.
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