Elles surviennent même chez les personnes les plus prévoyantes. Plus ou moins régulières, plus ou moins intenses, les périodes de rush ponctuent le rythme d’une année de travail de bon nombre de cadres. Dans ces moments-là, il faut bien souvent repenser son organisation et sa manière de travailler avec ses collègues pour déplacer des montagnes. Voici nos conseils.
– Repenser ses priorités
Lors d’une période de rush, les missions à accomplir s’accumulent sur son bureau. Pour s’en sortir, il devient primordial d’effectuer une sélection. Laurence Einfalt, fondatrice de l’agence de formation Jara, suggère de distinguer les tâches qui donneront toujours la même quantité de travail, quel que soit le moment où elles sont réalisées, et celles qui demandent plus de temps si elles s’accumulent. « Si on le peut, il ne faut pas laisser ces dernières à la traîne, conseille la formatrice. Sinon, quand la période de rush sera passée, vous serez encore obligé de maintenir la pression pour rattraper le retard. » En revanche, ce qui peut attendre sans faire exploser le temps de travail à venir peut être mis de côté temporairement.
Déléguer, si possible
Si vous êtes manager, évacuez les tâches qui apparaissent secondaires peut aussi conduire à les déléguer à d’autres membres de l’équipe. Cela vous permet de vous concentrer sur ce qui est primordial. Bien évidemment, il n’est pas pensable de transmettre des dossiers parce que vous êtes débordé à des collègues eux aussi débordés. Surtout, il est primordial que cette délégation ne soit pas une première, au risque d’ajouter l’échec à l’urgence. « Pris par le stress, on risque de négliger consignes et précisions, souligne Laurence Einfalt. Une délégation improvisée lors d’un rush sera mal vécue par tout le monde. »
– Trouver la motivation
Affronter une période de rush, cela implique de se retrousser les manches, de mettre les bouchées doubles et de faire preuve d’efficacité. Autant de défis à relever qui nécessitent une réelle motivation.
C’est bien évidemment d’abord au manager que revient le rôle de renforcer la motivation de se troupes. « La période de rush consiste bien souvent à rattraper le retard accumulé, souligne Amaury Bouchard, directeur technique chez un éditeur de sites Internet et qui a déjà dû faire face à cette situation. Le responsable doit dépasser ce constat d’échec collectif pour mettre en avant les bénéfices que l’équipes en retire. » Un gros dossier à boucler en urgence, c’est peut-être un gros budget à venir, l’aboutissement d’un long travail ou encore la perspective de missions passionnantes à venir. Il existe toujours des éléments positifs à mettre en avant afin que l’équipe comprenne les enjeux et se mette en ordre de marche.
L’occasion d’apprendre
Mais chacun, à son niveau, se doit aussi de puiser dans sa motivation. « Il faut comprendre que l’on apprend quelque chose de plus sur ses propres capacités et le fonctionnement de son entreprise », souligne Laurence Einfalt. Ces périodes intenses conduisent en effet à bousculer les habitudes : elles permettent de saisir comment chacun fonctionne et mettent en lumières nos capacités tout comme nos limites. Enfin, n’oubliez pas que, par définition, une période de rush doit être relativement courte : la fin prochaine constitue en elle-même une motivation.
– S’adapter
Quand vous avez la tête sous l’eau, il faut bousculer ses habitudes, y compris dans sa manière de travailler. « Cette nouvelle organisation est à mettre en place en amont, dès le moment où l’on réalise qu’une période difficile arrive, explique Amaury Bouchard. C’est indispensable d’en discuter en équipe pour évaluer le temps que chacun met pour réaliser telle ou telle tâche. »
La semaine s’annonce très compliquée ? Il faut mettre en place des échéances très rapprochées. Certes, fixer des deadlines n’est pas propre aux périodes de rush, mais ces moments particuliers impliquent de le faire de manière détaillée. « Le découpage de la période doit être réalisé de manière très fine, poursuit Amaury Bouchard. Les délais doivent par exemple être ramenés à la demi-journée voire au quart de journée. » Ce saucissonnage particulièrement resserré permet de visualiser l’avancé des travaux en temps réel et d’éviter les pertes de temps qui se révèlent fatales dans ces conditions.
Planifier davantage
Ce constat est partagé par Laurence Einfalt. « On va planifier plus que d’habitude, explique-t-elle. Sur son agenda, on notera non seulement les dates-limite de rendu, mais aussi les dates-limite de chaque petite étape pour être sûr de ne rien zapper?. Il faut alors être au clair sur ce qui doit être absolument fait aujourd’hui et s’y tenir : les périodes de rush laissent peu de place à la procrastination.
– Trouver le bon rythme
En vous lançant dans une période d’intense activité, vous vous doutez que vos prochaines journées de travail auront tendance à déborder de leurs horaires habituels. « A partir de votre style, matinal ou du soir, vous pouvez ajouter un peu de temps de travail supplémentaire pendant la période de rush, explique Laurence Einfalt. En revanche, conservez une pause déjeuner raisonnable pour recharger vos batteries. »
Conserver des temps de pause
Effectivement, si l’urgence implique de rallonger le temps passé au bureau, il faut se laisser quelques moments de respiration. « A mon avis, multiplier les journées continues est une erreur, estime Amaury Bouchard. De même, il ne fait pas abuser sur les heures de départ. » S’il est supportable de repousser d’une heure ou deux le moment de rentrer chez soi, partir tous les soirs à minuit est un pari risqué. Il vous faudra donc trouver un équilibre entre l’indispensable coup de collier et les nécessaires temps de repos. Sans ces derniers, l’urgence risque de tourner au cauchemar et l’effort à l’épuisement.
Enfin, si vous modifiez sensiblement vos horaires, en arrivant plus tôt ou en partant plus tard, prenez soin de préparer vos proches à ce changement de rythme. La vie de famille peut être affectée par cette implication professionnelle.
– Gagner du temps
Le propre de la période de rush est de réclamer un investissement supérieur à la normale. Pour le supporter, il faut s’organiser en conséquence tout en se montrant solide psychologiquement.
Certains comportements peuvent vous épargner des distractions. « Ne consultez votre messagerie que lorsque vous le souhaitez et non lorsqu’elle vous alerte, conseille Laurence Einfalt, et refusez de rentrer dans le jeu du mail qui devient du chat. » De même, efforcez-vous de noter au maximum ce que vous devez faire : ces quelques secondes vous feront gagner du temps par la suite.
Eviter la surchauffe
Mais il faut aussi faire preuve de réalisme et s’imposer un travail soutenable. Il est tout à fait envisageable de baisser un peu le niveau d’exigence que l’on s’impose. Cela évitera aux plus perfectionnistes de perdre du temps avec des broutilles. Si vous sentez que vous fatiguez, faites-en part à votre responsable qui devrait se montrer compréhensif. « Pendant une période de rush, tout le monde donne beaucoup de soi, rappelle Amaury Bouchard. Alors, si l’un de mes collaborateurs me dit : « il est 20 heures et je suis fatigué « , je l’encourage à rentrer chez lui. » Si jamais, votre N+1 se montre sourd alors que vous ne tenez plus, faites-lui comprendre que votre travail ne réclame pas forcément de rester jusqu’à des heures indues. Bien qu’exceptionnelles, ces périodes ne doivent pas vous conduire à la rupture.
– Tirer les leçons
Une fois la séquence difficile achevée, il n’est pas inutile de prendre le temps de dresser un bilan. Cela permet de voir les points d’amélioration possible pour l’avenir.
La première question à soulever concerne les causes du rush. « Il est important de s’interroger sur les raisons qui nous ont conduit à être en retard, explique Amaury Bouchard. Cela doit permettre de comprendre comment on en est arrivé à cette situation et non pas à cause de qui. »
Matière à réflexion
Il est bien évidemment aussi intéressant d’analyser ce qui s’est passé pendant la période de rush elle-même. Même s’ils sont exceptionnels, ces moments finissent toujours par revenir. Mieux vaut donc en tirer les leçons et déterminer là où l’on a été efficace et là où l’on a perdu du temps. « Si vous avez une prise sur la façon dont le travail est organisé dans votre entreprise, il y a là matière à réflexion », confirme Laurence Einfalt.
D’un point de vue plus personnel, il est aussi possible de dresser ce type de bilan. Mais, dans l’hypothèse où ces périodes se multiplient à cause d’une mauvaise organisation, vous devez aussi vous interroger sur votre avenir. Car, ce n’est pas parce que l’on réussit à franchir ces périodes difficiles que l’on reçoit les remerciements et les gratifications que l’on estime mérités. Si, en plus, ces périodes vous sont difficiles à vivre, il est peut-être temps pour vous d’aller voir ailleurs.
Source : journaldunet.com
