Les facteurs de perte de temps, aussi appelés ‘mangeurs de temps’, sont soit internes soit externes.
Les facteurs internes dépendent de nous-mêmes. Ils résultent de notre manière d’être et d’agir. Voici quelques exemples de facteurs internes :
- Un manque de priorités claires.
- Vouloir en faire trop.
- Une difficulté à dire non.
- Une incapacité à déléguer.
- Accumuler les tâches inachevées.
- Ne pas respecter son rythme de travail.
- Ne pas prendre le temps pour évacuer le stress.
- Un bureau et un ordinateur peu rangés.
Les facteurs externes sont issus du monde extérieur, de notre environnement professionnel, privé et social :
- Des appels téléphoniques et des emails intempestifs.
- Une communication qui n’est pas claire.
- Trop d’informations ou une information erronée ou inadaptée.
- Des responsabilités et une autorité mal définies ou réparties.
- Des relations difficiles ou des collaborateurs inadaptés.
Réduire ou éliminer ces facteurs internes et externes demande d’adapter son environnement ainsi que de changer de comportements.
Une bonne gestion du temps demande de rester en permanence à l’affut des ‘mangeurs de temps’ qui peuvent ressurgir à n’importe quel moment.
— –
6 étapes pour créer un environnement à votre service
Est-ce que votre environnement est un partenaire ou un boulet ?
Un environnement adapté apporte du soutien, du bien-être, de l’inspiration, de la motivation, de l’information de qualité ainsi qu’une structure nécessaire à l’atteinte d’objectifs.
Un environnement inadapté produit souvent des effets négatifs. Voici quelques exemples :
- Quand vous fréquentez une personne ‘toxique’, votre comportement s’en trouve altéré.
- Un bureau mal agencé ou qui manque de lumière naturelle risque de vous stresser et être source de fatigue.
- Un rangement inadapté vous fait perdre temps et patience.
L’environnement n’est pas seulement physique mais aussi relationnel et culturel : chaque personne, chaque chose, chaque idée est un aspect de votre environnement.
En tant qu’êtres humains, nous ne sommes pas limités comme les animaux qui sont obligés à s’adapter à leur environnement. Nous pouvons modifier notre environnement, le transformer, voire le recréer de toutes pièces.
Comment ? Voici 6 étapes pour créer un environnement à votre service :
- Faites une liste des choses qui, dans votre environnement, détournent votre énergie. Ne vous limitez pas aux 2 ou 3 choses qui vous viennent à l’esprit. Allez en profondeur.
- Posez-vous la question pour chaque point : « Quelle est la raison qui fait qu’aujourd’hui, dans ma vie d’adulte, je tolère cela ? ».
- Quand vous avez trouvé cette raison, recherchez l’intention positive : « Quel est le bénéfice que m’apporte cette tolérance ? »
- Puis demandez-vous : « Qu’est-ce que cela me coûte ? ». Ne vous arrêtez pas aux coûts évidents (120 euros…) mais découvrez les coûts indirects (énergie, temps, écologie, émotions, relations, etc.) qui sont souvent les plus lourds.
- C’est le moment du choix : « Est-ce que je choisis de conserver ce fonctionnement ou est-ce que je fais le choix de sortir de ce système ? »
- Pour chaque point : mettez en place un objectif avec un délai de réalisation.
|
Les 6 lois du temps pour être plus efficace
Vous êtes submergé par les tâches à accomplir ou noyés sous une avalanche d’emails ? Vous éprouvez des difficultés à gérer vos priorités ou à tenir des délais ? Vous vous dites que la solution serait d’avoir plus de 24 heures dans une journée pour pouvoir tout faire ?
Gérer sa vie privée et des obligations professionnelles est un réel casse tête de nos jours.
Des changements dans notre environnement perturbent également les équilibres installés. Il faut donc continuellement se réadapter. J’en ai fait l’expérience l’année dernière. La naissance de Charlotte a nécessité que j’adapte ma façon de gérer mon temps en termes de disponibilité et de flexibilité (crèche, maladies, babysitting).
Heureusement, les travaux de chercheurs et spécialistes comme Sune Carlson, Vilfredo Pareto ou Ivan Illich sont d’un précieux secours pour rompre les mauvaises habitudes et gagner chaque jour un peu de temps. Voici les 6 lois du temps pour être plus efficace:
1. Loi de Murphy : gardez du temps pour l’imprévu
Edward Murphy, ingénieur américain en aérospatiale, a effectué de nombreuses expériences sur les effets de la décélération sur un humain lors d’un crash. Lors d’une de ces expériences, le hasard a voulu que tous les capteurs aient été montés à l’envers. D’où le constat : « Une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal ».
Mise en pratique : N’enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maitrisez pas encore le travail à réaliser.
2. Loi de Carlson : limitez les interruptions
Sune Carlson a dans les années 50 observé l’activité de managers pour constater qu’ils étaient interrompus toutes les 20 minutes en moyenne. Il a aussi remarqué qu’il faut au moins 3 minutes de concentration avant de pouvoir reprendre et continuer une tâche.
Mise en pratique : Désactivez dans Outlook le signal sonore et/ou l’alerte visuelle d’arrivée d’un message, mettez votre téléphone sur répondeur ou instaurez une plage horaire pendant laquelle vous fermez la porte de votre bureau. Si vous travaillez sur un plateau, indiquez à vos collaborateurs quand vous désirez ne pas être dérangé.
3. Loi de Pareto : focalisez-vous sur l’essentiel
Cette loi s’inspire des théories de l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a formulé en 1906 le constat que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population. Cette loi est devenue empirique et se vérifie dans tous les domaines. Cela donne dans le monde de l’entreprise que 20% du travail effectué produit 80% des résultats.
Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.
4. Loi de Parkinson : fixez-vous des délais
Cyril Northcote Parkinson a longuement étudié l’administration britannique. Il en a déduit en 1958 qu’un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible. Cela veut dire que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on consomme la totalité du temps imparti. Cela veut dire aussi que sans délai, la tâche à tendance à s’éterniser…
Mise en pratique : fixez-vous des délais réalistes.
5. Loi d’Illich : accordez-vous des pauses
Ivan Illich, penseur autrichien décédé en 2002, a énoncé la loi du rendement au bureau : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
Mise en pratique : Evitez le sandwich devant votre écran sur le temps du midi. Changez-vous les idées régulièrement en par exemple prenant un bol d’air frais, en prenant une pause café ou en papotant avec un collègue.
6. Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier
Le biologiste Henri Laborit a consacré sa vie à l’étude du comportement humain. Il montré que l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir. C’est « la loi du moindre effort ». Le danger est de repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute.
Mise en pratique : commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante, …) une fois la tâche terminée.
|
Damien Colmant, Eveilleur de potentiel et fondateur d’Extend Coaching.
