Dans la vraie vie, il y a deux sortes de réunions vraiment réussies. La réunion annulée, providence des timides et des surbookés, qui présente cependant l’inconvénient de reculer pour mieux sauter. Et la réunion conviviale, créative et, surtout, efficace. Mais n’ayez pas de complexes : une telle réunion n’a jamais existé et n’existera sans doute jamais. Cela dit, rien n’empêche de progresser …
Constituée d’un kaléidoscope des meilleures pratiques et astuces recueillies auprès d’animateurs ou de participants expérimentés, la réunion idéale que nous avons reconstituée devrait vous aider à améliorer la qualité du travail de groupe dans votre entreprise si vous êtes en charge de l’organiser ou de l’animer.
En voici donc le déroulement détaillé, avant, pendant et après le jour J, raconté à la première personne par son hypothétique et talentueux animateur.
L’avant-réunion : ne rien laisser au hasard.
Mieux vaut pas de réunion du tout, plutôt qu’une réunion mal préparée ou pire, ratée.
J-31 : ma réunion est-elle vraiment nécessaire ? Toutes les situations ne justifient pas d’organiser une réunion, et mieux vaut pas de réunion du tout qu’une réunion ratée…
En l’occurrence, celle que je suis chargé de préparer vise à faciliter une décision que prendra ensuite notre direction. Il s’agit d’un brainstorming. Premier piège à éviter : la dramatisation.
Karine Dussert-Sarthe, responsable marketing haut débit chez Orange, était obsédée par l’efficacité. « Je mettais mon équipe sous pression, je voulais un résultat immédiat. Or je me suis aperçue que les gens supportaient mal ce rythme. Ils avaient aussi besoin de se retrouver pour s’informer, se connaître les uns les autres, entretenir la relation. J’ai alors proposé des réunions plus informelles, sans qu’il y ait nécessairement un problème à résoudre, mais pour maintenir la cohésion et la motivation de l’équipe. Aujourd’hui, l’ambiance est bien meilleure et j’obtiens d’une autre manière mon efficacité ! »
> J-30 : nous serons 9, pas un de plus ! « Plus que les Grâces et moins que les Muses », tel est le nombre idéal de participants à une réunion, selon Didier Noyé, directeur associé à Insep Consulting. Si on est trop nombreux, les discussions sont laborieuses et les apartés, tentants. Les plus réservés se taisent. Du coup, je n’invite pas ceux qui ne participent pas à la décision. Mais j’ai prévu d’informer ensuite par mail toutes les personnes concernées par le thème de la réunion. Il n’a pas été facile d’expliquer à mon PDG, qui me disait qu’il aurait dû être « politiquement » présent à cette réunion, de s’abstenir. Je pense que sa présence aurait gêné certains intervenants. Je m’en suis tiré en lui proposant de nous rejoindre à la pause-café, histoire de nous manifester son soutien et de nous prodiguer ses conseils. Quant à l’expert très bavard auteur de l’étude qui va servir de base à la discussion, je ne l’ai invité que pour la première demi-heure. Il fera son exposé et partira ensuite. Sa participation à la discussion aurait été intimidante pour ceux qui ne sont pas des techniciens.
Je fixe la date et l’heure : mardi 4 octobre, 9 heures-10 h 30. J’ai commencé par vérifier en premier lieu les disponibilités de ceux des participants dont l’agenda est le plus chargé : le directeur commercial et le DAF.
Pourquoi mardi ? J’ai évité les mercredis et vendredis, jours moins fréquentés pour cause de RTT… et je me suis réservé le lundi pour finir de préparer.
Pourquoi 9 heures ? L’écoute est meilleure le matin et les gens arriveront directement : ils n’auront pas d’excuse pour être en retard.
Pourquoi 10 h 30 ? Parce qu’il faut savoir finir une réunion ! Et qu’une telle durée oblige à en limiter strictement l’ordre du jour. On parlera d’un sujet et d’un seul !
> J-3 semaines : j’envoie mes invitations par mail en précisant…
- l’objet et le type de la réunion ;
- la liste des participants ;
- que je souhaite une réponse.
> J-10 à J-2 : je prépare ma réunion. Sa réussite en dépend.
- Je rassemble les informations, chiffres, faits utiles ; je rencontre tous ceux qui peuvent me fournir des renseignements.
- Je formule la problématique sous la forme d’une question à laquelle la réunion devra apporter une ou plusieurs réponses ou indiquer les démarches pour en obtenir.
- Je fais un plan du déroulement de la réunion, j’anticipe les questions posées.
- Je rédige les documents qui serviront de support à la discussion.
> J-7 : Je relance les personnes qui n’ont pas répondu et je rappelle la date à ceux qui ont déjà répondu.
> J-5 : Je rédige l’ordre du jour, qui est le « menu » de ma réunion, et je l’envoie par mail à tous les participants, avec les documents qui vont servir de support à la discussion. Cela permet à chacun de se préparer et de s’imprégner du sujet, de réfléchir aux questions qu’il pourrait poser et de me faire part d’éventuels points de désaccord. Bref, du temps gagné !
Le truc d’Antoine Rameau, chargé d’affaires grands comptes chez Air France : « L’important, c’est la préparation de l’ordre du jour. Lorsque je réunis mes commerciaux, j’établis toujours un ordre du jour interactif : il faut que chacun d’entre eux se retrouve dans les faits que je décris, il faut qu’ils voient qu’ils ont été acteurs, et il faut qu’ils aient des choses à apporter. En faisant cela, je veux les responsabiliser et les motiver. Et ça marche ! »
> J-3 : je règle les questions matérielles. Je fais le point avec mon assistante sur le matériel nécessaire, je prépare les documents à photocopier, j’imprime les transparents. Je vérifie que la salle est toujours bien réservée. Enfin, je charge explicitement un secrétaire de séance, dont je connais les capacités, de prendre des notes pour le compte rendu.
Quand faut-il organiser une réunion ? Pour donner ou obtenir des informations ou des conseils ; Pour faire participer l’équipe à une décision ; Pour régler collectivement certains problèmes.
Quand faut-il s’en passer ? Quand les problèmes concernent deux ou trois personnes seulement ; Quand on manque d’information et/ou de temps pour préparer, que le sujet n’est manifestement pas « mûr » ; Quand on peut facilement faire autrement : discussion au téléphone, échange de notes ou de mails, entretiens en tête à tête ; Quand le groupe est hostile. On a besoin de sérénité pour faire un travail collectif.
Le jour de la réunion : Les enchaînements
Mardi 4 octobre, 9 heures : on commence à l’heure pile, et tant pis pour les retardataires.
La salle est prête, les cafés sont servis. On commence à l’heure pile, et tant pis pour les retardataires. Cela donne tout de suite le ton. Marie Montaigne, contrôleuse de gestion dans un groupe de presse, raconte ce qui se passe si l’on n’a pas cette discipline. « Dans mon service, tout le monde arrive systématiquement en retard aux réunions. Pourquoi ? Parce qu’on sait qu’elles commenceront avec dix, voire quinze minutes de retard ! Alors, pour ne pas perdre de temps, on prévoit d’arriver au moment où ça commence effectivement. Mais c’est le cercle vicieux : comme tout le monde se dit ça, les réunions commencent de plus en plus tard… »
Pour ma part, je ne laisse pas les retardataires se glisser discrètement dans la salle : je les salue courtoisement mais fraîchement en leur disant que nous nous sommes permis de commencer à l’heure, avant de leur résumer en quelques mots les propos déjà tenus. En général, ils arrivent à l’heure la fois suivante.
Je lance la réunion par une anecdote pour capter l’attention, à l’américaine, comme le conseillent tous les bons manuels, et comme le fait Luc Tricourt, de la direction de la stratégie chez EDF. « Je trouve toujours un petit mot drôle à dire selon le contexte. Cela détend l’atmosphère et permet de capter l’attention ; ça marche à tous les coups ! » Mais on peut aussi commencer par un chiffre significatif, une statistique étonnante. Ou demander aux gens de voter « pour » ou « contre » une suggestion, une idée, afin de lancer le débat.
> 9 h 05 – 9 h 15 : tour de table. Voilà une entrée en matière bien pratique car cela permet d’impliquer les participants dès le début, en les faisant s’exprimer sur leurs attentes. Mais à manier avec précaution : pour éviter que ceux qui parlent en dernier se retranchent derrière ce qui a été dit avant eux, je les invite à être plus précis, à prendre position. J’essaie aussi d’éviter à ce stade que les positions se radicalisent. Et je sollicite les personnes dans un ordre auquel j’ai bien réfléchi. Pas question que le directeur, parlant en premier, inhibe les suivants…
> 9 h 15 : introduction. J’explique le cadre et le but de la réunion. Je présente la démarche que nous allons utiliser. Et les règles du jeu : écoute et confidentialité.
Le truc de Guislain Lance, responsable clients dans une grande banque française : « Une fois les objectifs définis et acceptés par tous, je les note sur le tableau. Cela évite toute confusion ou digression, car chacun les a sous les yeux. De plus, on laisse rarement écrire une chose mal comprise ou avec laquelle on n’est pas d’accord. Enfin, cela permet au retardataire ou au distrait de savoir où on en est ! Et quand quelqu’un s’écarte du sujet, c’est plus facile de le lui dire en montrant le tableau. »
> 9 h 20 : exposé du problème. J’expose la situation en m’appuyant sur la documentation que j’ai apportée, et je recueille les informations en posant des questions. Je fais attention à ce qu’un seul sujet soit traité à la fois. J’évite aussi que des choses qui n’intéressent qu’une ou deux personnes ne prennent trop de temps. Je veille à ce que chacun s’exprime. Bref, je laisse parler les gens tout en étant attentif à ce que le sujet soit respecté !
Tanguy Commault, chef de projet à la Sacem : « Mon truc, c’est de faire porter le message par les participants. Je me suis aperçu que l’information passait mieux quand je m’effaçais. Un jour, j’ai assisté à une réunion où l’animateur avait dessiné des bulles au tableau, qu’il avait laissées vides. Une fois l’effet de surprise passé, on a compris qu’il voulait qu’on s’exprime ! »
> 9 h 40 : discussion. Le problème clairement posé, je peux lancer la discussion : je présente le premier point à débattre (en posant une question), et je me tais. Si la personne qui a parlé n’est pas claire, je reformule son opinion, cela permet de voir si tout le monde a bien compris. Je n’interviens pas sur le fond de la discussion en ne considérant aucune opinion comme définitive tant qu’elle n’a pas été validée par tous. En aucun cas je ne change d’opinion simplement pour éviter les conflits, ou n’accepte un compromis peu solide. En fait, mon but n’est pas de gommer la diversité des opinions mais d’intéresser tout le monde à l’issue du débat… Une fois le premier point débattu, je formule une conclusion partielle. Le futur compte rendu me sert de prétexte pour formaliser : « Ne passons pas au second sujet avant que vous m’ayez dit ce que je dois noter au tableau en conclusion du premier. »
Dans ma préparation, j’ai anticipé les questions « gênantes », et je me suis entraîné à y répondre. « Lorsque quelqu’un me pose une question provocante ou agressive, explique Olivia Morin, chef de produit chez Henkel, je réponds au contenu de la question, mais pas à la provocation elle-même. Et puis je reformule la question d’un ton très neutre, pour faire comprendre à l’agresseur que je considère la question non comme dirigée sur moi mais sur le contenu qui vient d’être évoqué. »
> 10 h 15 : conclusion. Je récapitule les principaux points discutés et je dégage :
- ce qui est acquis, sans omettre les réserves qui ont pu être apportées ;
- ce qui est encore à trancher et reporté à une autre réunion.
Je note tout cela sur le tableau. Pour ne pas laisser retomber la dynamique, j’embraye tout de suite sur ce qui est à faire, par qui, et dans quel délai.
Pour Anne-Laure Vetter-Gabbara, chef de projet chez France Télécom, la fin de la réunion est extrêmement importante. « Chacun doit repartir avec des points d’action. Dans ma conclusion, je récapitule donc ce que chacun doit faire, et à quelle échéance. C’est à ce stade que l’on sait si la réunion a été efficace. Si les gens en repartent sans nouveau projet, c’est raté. »
> 10 h 25 : la réunion est terminée. J’ai fait en sorte qu’elle s’arrête cinq minutes avant l’heure et demie prévue, et chacun en ressort satisfait, avec des projets.
L’après réunion : résumé pour actions
Il faut rédiger aussitôt un compte-rendu avec les points essentiels, et le diffuser rapidement aux personnes concernées.
Je fais aussitôt rédiger le compte rendu. Il n’est pas trop long et rappelle les grandes étapes de la réunion, les décisions qui ont été prises, les points à éclaircir et les missions de chacun. Je le diffuse dès le soir pour que les participants se sentent impliqués. Je le transmets aussi à des personnes susceptibles d’être intéressées mais qui n’ont pas assisté à la réunion.
> Les différents types de réunions
- La réunion d’information
Pour quoi faire ? Je veux transmettre une information ; cette information ne nécessite pas de discussion. La réunion permet d’être sûr que l’information passe bien et est comprise.
Comment ? En deux temps : description de la situation ; puis réponse aux questions posées. Il n’y a pas de décision à prendre. - La réunion consultation
Pour quoi faire ? J’ai besoin de recueillir des informations pour prendre une décision.
Comment ? En deux temps : je pose des questions ; les participants répondent. Je prends la décision après la réunion. - La réunion négociation ou décision
Pour quoi faire ? J’ai un problème à traiter ; je n’ai pas d’idée préconçue ; je souhaite négocier la solution.
Comment ? En trois temps : je pose le problème ; nous discutons ; nous prenons la décision.
L’art et la manière de louper une réunion - Laisser s’instaurer le bavardage, l’expression d’opinions, les critiques personnelles.
- Manquer au devoir de bienveillance vis-à-vis des participants.
- Prendre parti dans un conflit ou l’expression d’un désaccord.
- Jouer les professeurs, les vedettes, les donneurs de leçons, se mettre en avant ou en valeur.
- Sortir de son chapeau, en fin de réunion, la décision ou la solution qui prouvera aux participants que la rencontre était parfaitement bidon !
Violaine Ricour-Dumas,
Pour LEntreprise.com
