– Les marges
Si vous écrivez à la main votre courrier, n’oubliez pas de laisser une marge d’au moins deux centimètres sur la gauche et presque autant à droite.
Dans le cas où vous utiliseriez un traitement de texte, vous pouvez vous fier aux marges standards des logiciels de traitement de texte. Une marge d’environ 5 cm des deux côtés est usuelle.
– Les différents éléments
L’adresse de l’expéditeur
Votre adresse doit être écrite en haut de la page et alignée à gauche.
La date
L’usage français veut que la date soit placée au dessus de l’adresse du destinataire, à droite de la page mais alignée à gauche (imaginez une ligne invisible qui traverse la feuille de haut en bas aux deux tiers de la largeur et alignez la date et l’adresse du destinataire sur cette ligne en laissant une ligne blanche entre les deux).
L’adresse du destinataire
L’adresse de votre interlocuteur doit être placée sous la date, alignée sur la même ligne que celle-ci.
L’appellation
Le formule d’appellation (Madame, Monsieur, Cher Monsieur, etc.) doit être placé à gauche, au dessus du corps du texte.
Le corps du texte
Le corps du texte doit être aligné à gauche. De préférence, sautez une ligne entre les paragraphes et indentez-les afin de donner une impression d’espace à votre texte, qui sera ainsi plus agréable à lire.
La formule de politesse
Aussi appelée « formule finale », cette formule se retrouve au bas de la lettre, après le corps du texte et avant la signature. Si la lettre ne comprend qu’une page, cette formule doit être placée environ au troisième quart de la page. Si votre lettre comporte plusieurs pages, faites particulièrement attention à ce que cette formule ne soit pas seule en haut de la dernière page. Plus d’information concernant la formule de politesse.
La signature
La signature peut être ou non décalée légèrement vers la droite. Vous indiquerez vos noms et prénoms ainsi que votre titre ou fonction. Votre signature, toujours manuscrite, même si la lettre est dactylographiée, doit être placée sous votre nom.
Dans le cas où la lettre aurait deux signataires, placez-les sur la même ligne afin d’éviter de marquer une hiérarchie entre les deux signataires et cela même si elle existe dans les faits.
De même que pour la formule de politesse, si votre lettre comporte plusieurs pages, ne laissez pas la signature seule sur la dernière page.
– Les formules de politesse
« Veuillez agréer, bla bla ». Ces phrases que l’on retrouve traditionnellement à la fin de chaque lettre peuvent sembler superflues, voire pompeuses, mais si on sait lire entre les lignes, elles traduisent tout de même un certain état d’esprit et la relation qui existe entre l’auteur et le destinataire de la lettre.
Reprenez dans votre formule finale les termes utilisés dans l’appellation. Si vous avez commencé votre lettre par l’appellation « Chère Madame », vous pouvez terminer votre lettre par la formule « Veuillez agréer, Chère Madame, l’assurance de ma considération ».
Attention à certains usages, car certaines personnes y sont très sensibles. Notamment, l’usage du terme « sentiments » est à proscrire lorsqu’un homme écrit une lettre à une femme qui n’est pas la sienne.
Voici quelques exemples de formules que vous pouvez utiliser, de la plus formelle à la plus intime :
Veuillez agréer l’expression de ma considération distinguée.
Veuillez croire à mon profond respect.
Je vous prie de croire à mes sentiments les meilleurs.
Je vous prie de recevoir l’assurance de ma considération.
Je vous prie d’agréer mes sincères salutations.
Agréez mes sincères salutations.
Croyez à mes sentiments dévoués.
Cordialement.
Amicalement.
Bien amicalement.
Inventez, soyez créatifs !
– Le papier et l’enveloppe
Cela peut paraître futile de s’intéresser au contenant de la lettre, mais le papier et l’enveloppe sont les premiers éléments que va voir le destinataire et sont donc important. Quelques règles…
Le papier
Pour la plupart des courriers, il est d’usage d’utiliser une feuille blanche de format A4, sans lignage. De même, il est d’usage d’utiliser de l’encre bleu foncée ou noire si vous écrivez à la main, et de l’encre noire et une police très sobre si vous écrivez sur traitement de texte.
Dans le cas d’une lettre personnelle, vous pouvez utiliser un papier à lettre coloré, parfumé, ou un encre de couleur. Attention à la manière dont cela pourrait être interprété par votre interlocuteur !
L’enveloppe
Utilisez une enveloppe assortie au papier que vous utilisez.
Écrivez l’adresse du destinataire sur l’enveloppe avant d’y glisser votre lettre pour éviter toute marque sur celle-ci. Évitez les abréviations des noms de rue et écrivez de préférence en lettres majuscules. Vous pouvez consulter à ce sujet les conseils de la Poste française ou ceux de la Poste belge.
Lorsque vous insérez votre lettre dans l’enveloppe, prenez garde à placer le côté ouvert en haut afin que le destinataire ne risque pas de déchirer la lettre lors de l’ouverture.
– Quid du mail ?
Le courrier électronique est de plus en plus usité et remplace bien souvent la lettre officielle. Quid des usages concernant l’email ?
Lorsque l’on rédige un email, on peut alléger la plupart des formules de politesse et les règles de mise en page ne s’appliquent pas.
Cependant il est bon de respecter certains usages, surtout concernant la lisibilité. En effet, lire sur écran est bien moins agréable que lire sur papier (à cause de la différence de résolution). Du coup, il faut faire particulièrement attention à ce que votre courrier soit facile à lire.
Même si votre logiciel de courrier électronique vous le permet, n’utilisez pas de « papier à lettre » qui pourrait entraver la lisibilité de votre courrier. Notamment, n’utilisez pas de fond avec des motifs qui pourrait gêner la lecture.
Attention à la couleur de la police utilisée. Si vous écrivez en gris clair sur fond blanc ou en bleu foncé sur fond noir, le destinataire de votre courrier pourrait très bien avoir mal à la tête bien avant même d’avoir terminé votre email !
Le soulignement est désormais, sur écran, réservé aux liens hypertexte (liens vers un site internet). Ne l’utilisez donc pas dans votre courrier.
De même, les italiques rendent le texte beaucoup plus pénible à lire. Utilisez-les avec parcimonie !
Source : Aide courrier.com
