Habitudes de chaque manager, nouvelles techniques bureautiques, besoin de flexibilité… La gestion du planning peut vite devenir un casse-tête. Voici quelques conseils.
> QUELLES SONT LES ATTENTES DE VOTRE PATRON ?
Comment éviter les impairs dans la gestion de l’agenda ? Renseignez-vous, au préalable, sur les attentes de votre supérieur. Interrogez-le sur ses habitudes et précisez, avec lui, les plages horaires à privilégier pour caler les réunions.
> DU TEMPS ENTRE LES RENDEZ-VOUS
Pensez toujours à dégager du temps entre chaque rendez-vous. Une demi-heure par exemple. Cela permet à votre patron de se pencher sur le dossier suivant. Voire de faire le point avant une réunion importante.
Attention : En cas de déplacement, n’oubliez pas de tenir compte du temps de trajet, ainsi que d’éventuels embouteillages.
Pour faciliter les déplacements de votre patron, vous pouvez joindre un plan d’accès :
- soit en insérant un itinéraire papier dans son agenda traditionnel ;
- soit en indiquant le lien vers un site spécialisé (http://www.mappy.fr/, http://maps.google.fr/) où l’adresse aura été préalablement insérée.
> SE TENIR AU COURANT DE L’AGENDA
Faites le point régulièrement avec votre patron sur ses rendez-vous à venir (du jour, de la semaine). Vous gérez son planning grâce à un agenda électronique comme Outlook ? Mettez-le en partage afin qu’il soit accessible à la fois par vous et par votre supérieur. Ce dernier aura toujours la possibilité de garder certains éléments personnels confidentiels en cochant la case « privé ».
> NOTER UNE RÉUNION
Pour ne rien oublier, veillez à inscrire :
- l’intitulé de la réunion
- le nom de l’interlocuteur
- ses coordonnées complètes
- le lieu de la réunion
Sur Outlook, les informations complémentaires sont à insérer dans la zone Commentaires. Vous pouvez même y ajouter des documents en pièces jointes. Enfin, pensez à poser un rappel.
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