Secrétaire de direction (GS 6) / Secrétaire (GS5)
- Titre du poste: Secrétaire de direction (GS 6) / Secrétaire (GS5)
- Grade: GS-5 / GS-6
- Poste N°: NA
- Référence: ADB/11/039
- Date de publication: 08/04/2011
- Date de clôture: 09/05/2011
Objectifs
La Banque africaine de développement recrute des secrétaires qui relèveront des Chefs de Division et Directeurs, et apporteront leur assistance à l’exécution d’un large éventail d’activités administrative et opérationnelles. Les titulaires des postes veilleront à l’exécution harmonieuse des travaux d’appui de leur bureau et au fonctionnement régulier des systèmes connexes. Ils seront responsables de l’organisation et de la coordination du flux de travail ainsi que de l’examen, du traitement et de l’exécution d’un certain nombre de transactions. Ils assumeront la liaison avec les bureaux du Groupe de la Banque sur tout le contient et avec divers services au siège de la Banque. En outre, ils veilleront à la fluidité de la communication et la coordination des activités.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision générale du Chef de Division et du Directeur, le titulaire du poste accomplira des taches administratives et de secrétariat et ses fonctions suivantes :
- Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficace;
- Organiser et participer à de multiples réunions, rendez-vous, déjeuners et les événements pour s’assurer de leur bonne préparation ;
- Organiser les réunions sur la base du calendrier du Chef de Division/Directeur en veillant à la préparation des documents pertinents, la logistiques et les installations nécessaires ;
- Assurer le suivi des documents, gérer le courrier ordinaire, et reçu par télécopie et les aide-mémoires ;
- Gérer le flux d’informations, examiner, faire le tri et la surveillance du courrier arrivé et sortie de la Division/du département, en tenant compte de la priorité et de l’urgence des documents concernés, organiser le classement logique des correspondances.
- Gérer le flux des appels téléphoniques ;
- Établir et mettre à jour l’agenda et carnet d’adresse électronique; rédaction de courrier et de documents, en conformité avec les instructions administratives;
- Rédaction de mémorandum et de lettres de remerciement à soumettre, ainsi que leurs documents de base à la signature du Chef de Division / Directeur;
- Préparer les compte rendus des réunions et des mémoires;
- Assurer la traduction des documents;
- Préparer et assurer le suivi des missions du Chef de division / Directeur et des membres du personnel de la Division (billets d’avion, visas, réservations d’hôtel, le suivi des indemnités journalières, le transport);
- Prendre les dispositions nécessaires pour les visites des délégations;
- Fournir un soutien administratif général aux membres du personnel du département en collaboration avec le Département des Services Généraux et Achats (CGSP) concernant les la répartition des bureaux, du mobilier de bureau, du matériel et des fournitures, alloués au département;
- Suivi des demandes de travaux de réparation et d’entretien afin de s’assurer que ces travaux ont été réalisés de manière satisfaisante;
- Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs, tels que les listes du personnel, les absences du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absence et congé de maternité) ainsi que des données statistiques sur le personnel;
- Création et traitement des notes de frais dans SAP;
- Maîtriser l’application DACON ainsi que les règlements relatifs aux acquisitions en ce qui concerne l’embauche de consultants;
- Suivre et examiner les dépenses et porter à l’attention de la Direction, toutes questions liées au budget administratif;
- Aider, le cas échéant, avec la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié.
- Toutes les autres tâches administratives et de secrétariat jugées nécessaires.
Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi international
(Les titulaires de ces postes seront recrutés au plan local, et ne bénéficieront donc pas du statut de fonctionnaire international)
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
- Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau, comme par exemple, Pitmans, Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat, DUT, etc.
- De préférence, au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international.
- De bonnes connaissances en budgétisation et en planification son vivement souhaitées.
- Grande capacité de service aux clients et d’organisation, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
- Aptitude à communiquer oralement et par écrit en anglais et /ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance du SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout ; de bonnes connaissances en dactylographie sont vivement souhaitées. Sens de l’initiative élevée, enthousiasme débordant, esprit d’équipe, aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelles.
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