Mauvais destinataire, oubli d’une pièce jointe ou erreur de saisie ? Les possibilités de bourdes lors de l’envoi d’un mail se révèlent malheureusement nombreuses. Une situation qui n’est jamais facile à gérer : au mieux, elle vous fera passer pour quelqu’un de peu rigoureux, au pire, elle vous entrainera dans un conflit que vous préfériez éviter.
Dans ces cas-là, le rappel de mail est malheureusement rarement envisageable : il ne fonctionne que sur des réseaux internes d’entreprise et si votre destinataire ne l’a pas encore lu.
Pour répondre à ces situations embarrassantes, le Journal du Net vous propose, à travers certaines situations, les réactions à adopter entre autocritique et sang-froid.
Je réponds à tous et non au seul expéditeur
– La situation : Une erreur courante est de répondre à tous les destinataires d’un mail, alors même que notre message n’est destiné qu’à une seule personne. Une manipulation malencontreuse qui est arrivée à Christophe Charpentier, PDG de Quo Vadis, qui avait répondu à son directeur technique en critiquant un client… qui était en copie.
– La solution : « On se sent dans un premier temps stupide car on crée un conflit inutilement », confesse Christophe Charpentier. « Selon les situations, deux solutions s’offrent alors à nous : rattraper le coup ou laisser courir ». Dans son cas, il avait préféré ne rien faire et éviter ainsi d’aggraver les choses tant son mail était lapidaire. Il avait par contre rédigé un mail d’excuse lorsque la même mésaventure était arrivée à l’un de ses collaborateurs.
– L’astuce : « Je conseille d’éviter de manière générale les répondre à tous et surtout de toujours se donner le temps de la réflexion pour les mails qui le méritent », affirme-t-il.
J’envoie des chiffres confidentiels à un client
– La situation : Responsable consolidation, Louis avait envoyé par erreur des données confidentielles concernant l’ensemble des filiales à l’une d’entre elles. Une maladresse qui peut aussi concerner les fournisseurs ou les clients
– La solution : « Je ne me suis rendu compte de mon erreur après seulement deux jours sans nouvelles », explique-t-il. « Sans savoir s’ils l’avaient ouvert, je leur ai envoyé un autre email leur demandant de ne pas tenir compte du fichier joint dans le premier mail. » Une bévue ici sans conséquences donc. Un fournisseur pourra cependant utiliser les tarifs ainsi révélés pour négocier. Arguez que les situations ne sont pas comparables en raison des volumes en jeu ou de la longévité de votre relation.
– Comment l’éviter : « Une telle erreur m’a finalement été plutôt bénéfique, estime Louis. J’ai fait preuve de beaucoup plus de précaution par la suite en vérifiant toujours la pièce jointe avant d’envoyer le mail. »
Je fait une faute de frappe dans le corps du mail
– La situation : Une erreur de frappe qui se glisse dans le corps du mail peut changer radicalement le sens de celui-ci s’il s’agit d’un lapsus et traduire un manque de rigueur. Un de ces petits risques auxquels vous êtes quotidiennement confrontés. Une consultante en agence de relations publiques reconnait par exemple qu’il leur arrive de mettre un 2009 à la place de 2010 lors de l’envoi d’un communiqué.
– La solution : « Plutôt que pratiquer la politique de l’autruche, nous préférons dans ces cas là rebondir sur l’erreur et renvoyer un mail qui annule et remplace », affirme-t-elle. Une formule dont elle a par ailleurs remarqué le pouvoir d’attraction : ses destinataires ont tendance à y porter plus d’attention qu’au mail erroné !
– Comment l’éviter : Mise à part une relecture attentive couplée à un passage sous Word et son correcteur orthographique, il n’existe pas vraiment de recette magique.
J’envoie la mauvaise lettre de motivation
– La situation : Quoi de plus embarrassant pour un candidat que de se tromper dans l’envoi de son mail de candidature ? Une bévue qui peut s’avérer rédhibitoire pour quelqu’un dont on attend rigueur et investissement. Pierre-Louis a ainsi vécu cette expérience : il avait malencontreusement envoyé à un grand groupe une lettre de motivation destinée à son rival principal.
– La solution : « J’ai préféré joué la carte de l’humour en mettant dans le corps du mail « Moi qui disait être rigoureux, voila que je me décrédibilise par ce geste… », relate Pierre-Louis dont le trait d’esprit est cependant resté lettre morte. Dans ces cas-là, mieux vaut reprendre une lettre de motivation à zéro afin de compenser la mauvaise impression laissée par votre première lettre.
– Comment l’éviter : Nommez les lettres de motivation du nom de l’entreprise à laquelle vous candidatez et attendez le moment de l’envoi pour leur donner votre nom.
J’envoie un mail à la personne dont je parle
– La situation : L’envoi d’un mail peut occasionner des erreurs de destinataire, notamment concernant les personnes dont on parle. Une mésaventure vécue par Valérie. « Ma n+1, qui était juste en face de moi, s’entretenait avec quelqu’un qu’elle n’aimait pas », témoigne-t-elle. « Son attitude laissait alors complètement transparaitre cette antipathie. Au lieu d’envoyer un mail à une collègue pour le lui faire remarquer, je l’ai envoyé à ma chef. »
– La solution : « Je suis passée par tous les états avant d’être convoquée par ma chef. Elle m’a remonté les bretelles, m’expliquant que tout ne pouvait pas se dire en entreprise », se souvient-elle. Dans ces cas-là, une seule solution : reconnaitre ses torts, s’excuser d’un comportement peu professionnel et promettre que cela ne se reproduira plus.
– Comment l’éviter : « Depuis ce jour, j’évite absolument d’envoyer des mails personnels dans le cadre du travail » confesse Valérie. Cela lui évite toute mauvaise surprise.
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