Toutes les clés pour mieux gérer son temps

Prévoir, hiérarchiser et planifier

C’est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse « to do list », doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d’Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée.

Pour déterminer l’importance et l’urgence d’un élément, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations. Au final, l’agenda doit refléter ces priorités, ainsi que deux grands principes, qui sont commencer par faire ce qu’on apprécie le moins et regrouper les activités.

En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d’une seule traite. Il faut également se garder une marge, et toujours prévoir environ 30 % d’imprévu dans une semaine.

Si vous ne faites pas de planning (faute de temps), vous risquez de perdre par la suite un temps précieux, qu’un bon planning aurait permis d’économiser. N’oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un.

Être un « stratège du temps »

N’allez pas croire que le temps est uniforme. Le temps se décompose en « calories » : la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la capitalisation des expériences, l’efficience probable et le plaisir. Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers ingrédients et à maximiser les derniers.

Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Être un bon stratège, c’est savoir trouver le moment opportun, c’est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.

Gérez votre temps comme une ressource rare : tantôt en l’économisant, tantôt en le réinvestissant dans votre « capital-temps » (bibliothèque, secrétariat, PC, GSM avec répondeur, E-mail…) pour générer des « intérêts temporels », tantôt en apprenant à le dépenser avec parcimonie (à le perdre en apparence) pour mieux l’investir dans des actions à venir.

Comme tout le monde, vous  » n’avez pas le temps  » d’entreprendre de nouvelles activités. Mais vous pouvez choisir vos priorités et hiérarchiser en conséquence les différents temps de votre vie professionnelle et personnelle.

Bien gérer ses e-mails

Rien de pire que la messagerie pour s’installer dans une situation de passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur arrivée peut donner l’impression de travailler et d’être très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s’avère être une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion.

Comment limiter ce phénomène ? Utiliser des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en interne qui me sont adressés à moi seulement, les messages où plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients connus. Gérer en priorité ces derniers, puis les e-mails internes qui me sont destinés.

Si vous avez le temps, consultez les copies. De plus, ouvrez vos messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner et le soir. Le reste du temps, laissez-la fermée. Enfin, répondre toujours en mode déconnecté. Cela évite de répondre du tac au tac, ou d’envoyer plusieurs mails au lieu d’un.

Prendre du recul

Le manager est un pompier contraint d’éteindre les feux qui se présentent. Tout le monde a l’impression d’être complètement aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion, estime-t-il. Pour résister à l’urgence, il faut donc cultiver le recul. Les managers doivent se mettre en situation de lenteur interne, en régulant notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix.

Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer le temps, mais aussi savoir prendre de la distance. Entre deux activités à haute intensité, dix minutes de « sas » s’imposent pour envisager la suite. Lorsqu’on doit prendre une décision importante, il ne faut pas agir à chaud mais prendre connaissance de tous les éléments avant le soir et attendre le lendemain. Sinon vous risquez d’amplifier leurs effets et de mobiliser votre temps, votre énergie et celle de vos collaborateurs pour résoudre des problèmes que vous avez créés.

Comptez vos manipulations

Les documents de votre dossier  » instances  » ne doivent pas être manipulés plus de trois fois. Passé ce délai, trois actions s’imposent devant un document : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.

N’encombrez pas votre bureau de dossiers

… dans l’espoir de ne pas les oublier. Non seulement vous risquez d’en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les apercevez, ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir.

Devant toute tâche, commencez  » petit « 

En sélectionnant un projet qui vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable. Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On n’allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois.

Ne vous laissez pas démoraliser

… par l' »effet Zeigarnik », en vertu duquel on se rappelle beaucoup mieux les tâches interrompues ou non accomplies que celles menées à bien. Le souvenir des projets que vous ne trouvez plus le temps de terminer vous poursuit beaucoup plus que celui des projets réalisés et vous culpabilise.

Fiez-vous aux statistiques

Les études statistiques montrent que 40% de ce qui vous inquiète ne se produira jamais, 30% s’est déjà produit, 12% concerne votre santé, 10% représente des soucis divers et dont les effets s’annulent souvent, 8% seulement est réellement légitime et mérite votre attention.

Méfiez-vous des listes indifférenciées

Evitez les ordres du jour de conseils ou de comités rédigés sous forme de listes, car ils mettent sur le même plan des problèmes de niveaux différents et favorisent l’effet Parkinson.

Chasser les « voleurs de temps »

Les « parasites du temps » viennent aussi bien de l’extérieur que de l’intérieur de l’entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites. Ce qui dérange le plus, c’est la visite d’un collaborateur qui vient avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires.

Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d’urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s’isoler pour traiter les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone. « Le téléphone portable doit être considéré comme une boîte vocale, et rien de plus. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur votre assistante, ou sur un collègue si c’est temporaire.

N’attendez jamais les retardataires : en attendant les retardataires avant de commencer une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à l’heure seront en retard, et les autres le seront encore plus.

Contrôlez ce que vous déléguez

Si vous déléguez des responsabilités, vérifiez fréquemment où en sont vos collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une action « urgente » que vos collaborateurs auront, sur votre demande, accomplie dans les délais… et que vous aurez oubliée de suivre.

Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail

…en confondant activité et résultats, fébrilité et réalisations, efficacité (produire l’effet attendu) et efficience (obtenir de bons résultats). Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les objectifs importants pour simplement paraître occupés.

Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leurs actions

En soulignant les effets de celles-ci sur l’organisation.

Communiquez efficacement

Vous gagnerez aussi du temps en apprenant à mieux communiquer, tant avec vos proches, qu’avec vos collègues de travail. Une bonne communication est celle qui va à l’essentiel. Ne noyez pas votre interlocuteur sous un déluge de détails inutiles, et cernez clairement l’objectif de votre communication.

Sachez déléguer

Vous devez apprendre à déléguer. A la maison, demandez à vos enfants de faire quelques courses, ou de participer aux tâches ménagères (même si vous pensez qu’ils le font moins bien que vous…). Au travail, sachez vous entourer de collègues efficaces, à qui vous pourrez déléguer une partie de votre activité en toute confiance.

Retrouvez le goût du farniente…

S’accorder du temps pour soi, faire une plus grande place à ses loisirs et à ses rêves, ça n’est pas perdre du temps. Au contraire, cela vous re-dynamise, et vous rend plus créatif pour des tâches jugées plus sérieuses. Vie professionnelle et vie privée doivent se nourrir l’une de l’autre : s’équilibrer et non pas s’opposer.

Mieux se connaître

Si vous vous laissez déborder de la sorte et que vous l’avez accepté, c’est forcément que vous en retirez des bénéfices secondaires. Quels sont-ils ? Vous devrez absolument trouver une réponse à cette question si vous voulez réellement changer, et organiser votre temps de façon plus judicieuse.

Ces bénéfices secondaires sont différents pour chacun, ils peuvent être de l’ordre d’une reconnaissance du groupe (toujours valorisante), d’un goût du défi, d’une prise de pouvoir sur les autres, d’une nécessité économique.

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