L’open space : un espace à risques
De nombreux salariés travaillent en open space, pour le meilleur et pour le pire. Cette organisation oblige à faire montre d’un grand savoir-vivre, sous peine de transformer ce lieu de travail en un véritable enfer. C’est particulièrement délicat pour les personnes habituées à travailler dans un bureau isolé, qui ont pu développer de mauvaises habitudes.
– Règles de vie en collectivité
« L’open space n’est pas l’idéal pour se concentrer et avoir de l’intimité, surtout lorsqu’on n’est pas habitué », constate Laurence Caracalla, auteur du « Carnet du savoir-vivre au bureau ». Lorsqu’on est entre 10 et 20 sur un plateau, voire plus, se créer une bulle autour de soi est la seule solution pour se concentrer, en gardant ses yeux et ses oreilles focalisés sur son travail. « Il ne faut pas être tenté d’écouter les autres », prévient-elle. Cela vous évitera de plus d’intervenir dans des conversations qui ne vous concernent pas.
Gardez toujours à l’esprit que ce que vous faites peut déranger vos voisins. Ainsi, si l’on a été obligé de manger sur son bureau, on évitera de laisser trainer les restes de son déjeuner et on s’abstiendra de ramener un repas trop odorant. « Il ne faut pas oublier que l’on partage un espace », rappelle Laurence Caracalla.
– Gare à la curiosité
De même, il faut faire attention à la curiosité et ne pas être tenté de regarder par dessus l’épaule de son collègue pour vérifier ce qu’il fait, les sites qu’il visite ou encore les emails qu’il reçoit. Il n’y a rien de plus désagréable en effet que de se sentir épié. « Si votre voisin de bureau fait une pause dans son travail pour regarder les tables basses sur eBay, il faut garder ses réflexions pour soi », préconise Laurence Caracalla.
Le bruit : le meilleur ennemi du travailleur
Point clé de la politesse en environnement de travail ouvert, le bruit est le premier désagrément cité par les salariés. Pourtant, quelques règles de vie simples permettent d’éviter que les décibels n’explosent.
– Se contenir au téléphone
Premièrement, on modère son enthousiasme lorsqu’on communique beaucoup par téléphone. Il est possible de converser sans crier, encore faut-il être attentif car on a naturellement tendance à élever la voix.
Laurence Caracalla fustige également les enceintes d’ordinateur, grâce auxquelles certains seraient tentés d’écouter de la musique. Imaginez si tout le monde s’y mettait ! En aucun cas, on ne doit mettre du son sur son ordinateur en open space. Si vous avez besoin d’écouter une vidéo ou si vous avez le droit de travailler en musique, investissez plutôt dans un bon casque. Accessoirement, cela pourra aussi vous permettre de mieux vous isoler lorsque vous aurez besoin de concentration.
– Attention aux travaux en groupe
Si vous travaillez en binôme ou en équipe, prenez soin de vous ménager des moments de travail en salle de réunion afin de partager les informations. En revanche, par respect pour le travail des autres, vous éviterez d’interpeller un collègue à l’autre bout de l’open space pour lui demander une information, ou pire pour le prévenir que vous lui avez envoyé un email. Au besoin, déplacez-vous ou utilisez le téléphone si vous avez besoin de rester devant votre écran. Gardez en mémoire que ces interventions ont beau être courtes, elles risquent de se répéter si vous et votre entourage de bureau en prenez l’habitude.
Dire bonjour : à qui et à quelle heure ?
C’est parfois dès l’arrivée au bureau que la politesse disparaît. « Le manque de savoir-vivre débute dès le matin lorsqu’on ne se salue pas », regrette ainsi Laurence Caracalla.
– Une bonne habitude
Prenez le réflexe de saluer vos collègues lorsque vous arrivez sur votre lieu de travail : c’est un petit geste qui ne demande pas d’effort et qui contribue à entretenir une ambiance conviviale. Il ne s’agit cependant pas de déconcentrer un collègue en plein travail ou de déranger un service en réunion. « Si les gens sont occupés ou si l’équipe est importante, on peut se contenter d’un salut collectif ou d’un signe de la main », concède Laurence Caracalla. Si la porte d’un bureau est fermée, abstenez-vous également.
Même si vous arrivez plus tard que les autres membres de l’équipe, après un petit-déjeuner d’affaires par exemple, saluer vos collègues permet de leur faire savoir que vous êtes rentré et disponible s’ils ont besoin de vous.
A votre arrivée dans un nouveau poste, gardez vos distances : une salutation orale est bien suffisante. Vous pouvez l’accompagner d’une poignée de main si vous le souhaitez, mais ne vous précipitez pas pour faire la bise à vos nouveaux collaborateurs. Cette pratique reste exceptionnelle.
– Ne pas rester coi dans l’ascenseur
« Dans l’ascenceur, inutile de regarder vos pieds ou en l’air », plaisante Laurence Caracalla. Au lieu de chercher vainement l’inspiration, balayez des yeux l’espace en lançant un bonjour collectif, assorti d’un regard et d’un sourire plus appuyé si vous reconnaissez quelques têtes. Ensuite vous pouvez rester silencieux, rien ne vous oblige à faire la conversation, surtout s’il est tôt et qu’il y a plusieurs personnes dans l’ascenseur.
Tutoyer ou vouvoyer : un dilemme simple à résoudre
Lorsqu’on intègre une nouvelle entreprise, difficile de savoir à l’avance ce qui est préconisé : tutoyer tout le monde jusqu’aux managers les plus hauts placés ou administrer du « vous » même à ses équipes.
– Le vouvoiement par défaut
« Par défaut, le vouvoiement s’applique à tout le monde », estime Laurence Caracalla. Autrement dit, si l’on veut être sûr de ne pas se tromper, on vouvoie quiconque se présente à nous. « Dans tous les cas, attendez que l’on vous propose le tutoiement avant de vous y risquer. Sinon votre attitude risque de passer pour du mépris », précise l’auteur.
Et si on ne vous dit rien, même si vous remarquez que certaines personnes se tutoient, continuez à utiliser le « vous », surtout face à un ascendant, a fortiori auprès de membres de la direction. Vous serez certainement plus à l’aise que si vous vous forcez à créer une proximité avec un « tu » mal assumé.
– Se renseigner sur la culture d’entreprise
Il existe certains types d’interlocuteurs qu’il vaut mieux ne pas tutoyer. Dans une relation client-fournisseur par exemple, passer au « tu » implique une dimension affective qui pourrait devenir problématique dans les négociations. A l’inverse, certains secteurs sont réputés pour tutoyer par automatisme, à l’instar des métiers créatifs – publicité, spectacle, mode… – ou des start-ups. Se renseigner au préalable vous évitera de passer pour un novice.
Faire mention de sa vie privée avec parcimonie
On passe beaucoup de temps au travail et on partage parfois des émotions fortes avec ses collègues (stress, joie, abattement…). Dans une équipe, il est inévitable de nouer des liens qui dépassent le cadre professionnel avec ses collègues.
– Trier les informations à divulguer
Raconter ses week-ends ou décrire la robe que l’on portera au mariage de sa nièce est tout à fait normal. Toutefois, avant de confier ses histoires les plus intimes à l’un de ses collègues de bureau, il est bon de prendre le temps de se poser quelques questions : est-ce un ami ? Est-ce que je partirais en vacances avec lui ? Pourrais-je lui demander d’être le parrain de mon fils ?…
« En règle générale, on peut s’accorder quelques confidences mais mieux vaut ne pas aller trop loin, prévient Laurence Caracalla. Et si ça l’ennuyait de nous entendre lui raconter nos histoires de couples ou les déboires de notre fils aîné à l’école ? »
– Protéger sa réputation
Outre le risque d’importuner votre collègue, vous risquez aussi de ternir votre image dans l’entreprise. Les histoires se répandent très vite : pour éviter que toute l’entreprise ne parie sur la solidité de votre couple, mieux vaut être discret sur ses déboires conjugaux, par exemple.
Le téléphone portable : communiquer sans importuner
Si le téléphone professionnel a vocation à rester allumé toute la journée, certaines précautions sont à prendre pour éviter d’importuner son entourage professionnel.
– Les horaires
Lorsque vous appelez vos contacts professionnels sur des portables, soyez attentif aux horaires auxquels vous passez ces communications, surtout si vous travaillez tard le soir : on perd vite la notion du temps… « Ai-je le droit d’appeler après 19 heures ?, s’interroge Laurence Caracalla. Si c’est urgent, il ne faut pas s’en priver. Sinon, mieux vaut reporter au lendemain. »
– Lors d’un repas d’affaires ou en réunion
« On évite à tout prix de garder son téléphone en marche lors du déjeuner, surtout s’il s’agit d’un repas d’affaires », prévient Laurence Caracalla. Et si vous attendez un appel urgent, pensez à prévenir votre invité, à garder votre téléphone en mode silencieux et à sortir du restaurant lorsque l’appel se présente. « Il n’y a rien de pire que de subir une conversation téléphonique à laquelle on ne participe pas. ». La politesse voudra aussi que l’on fasse au plus court, afin d’éviter à son voisin de table un temps d’attente trop long, en particulier si les assiettes sont déjà sur la table.
En réunion, ayez la même conduite. « Ce n’est pas très agréable de voir toutes les tête baissées sur les portables ou PDA lorsqu’on s’adresse à un public », constate l’auteur.
Le midi : pro jusqu’au bout de la serviette
Si les déjeuners d’affaires répondent à un code de politesse assez précis, manger au restaurant d’entreprise avec ses collègues n’empêche pas de faire preuve d’un peu de savoir-vivre. Ainsi, il va de soi que l’on doit rester extrêmement courtois avec le personnel. Comme partout ailleurs, on s’efforce bien sûr de laisser l’endroit où l’on a déjeuné aussi propre que possible.
« Le déjeuner peut être l’occasion de converser avec d’autres collaborateurs. Si vous repérez un visage connu dans un groupe auquel vous aimeriez vous joindre, proposez-lui de vous installer à leur table avant de mettre votre démarche à exécution », conseille Laurence Caracalla. « Privilégiez les conversations amicales et déconnectées du travail », préconise-t-elle. Même si vous déjeunez avec votre patron, évitez de lui parler de vos problèmes de boulot. »
– Les erreurs à ne pas commettre
Souhaiter un bon appétit.
Faire des commentaires sur les choix de menu de chacun (si votre collègue suit un régime mais a opté pour un énorme chou à la crème en dessert, évitez toute réflexion !)
On évite tous les sujets liés à la religion et à la politique. Plus généralement, on prohibe tout sujet de conversation pouvant mettre l’une des personnes présentes mal à l’aise.
On ne monopolise pas la conversation, on laisse les autres parler, voire mieux, on leur pose des questions et on s’intéresse à ce qu’ils disent.
On évite de se focaliser sur un sujet de conversation, même s’il nous passionne : ce n’est pas forcément le cas de tout le monde.
Faire bonne figure aux pots de départ
Les collectes sont toujours sources d’interrogation : combien mettre dans l’enveloppe ? Qui doit se charger de trouver un cadeau ? Doit-on se rendre au pot de départ ? Tout dépend du degré de proximité avec la personne.
– Combien donner
Tout d’abord, les dons. Ce n’est pas forcément au manager de s’en occuper, ni à lui de trouver l’idée de cadeau et d’aller l’acheter mais il doit s’assurer que quelqu’un s’en charge. Si personne n’a pris l’initiative et qu’il ne se sent pas assez proche du collaborateur pour le faire lui-même, il doit aller voir un collègue du collaborateur sur le départ et lui demander de s’en occuper, précisant que cette personne est la mieux placée pour cette tâche.
Quant à la somme à donner, évidemment il n’y a pas de montant parfait mais une règle à respecter : si vous souhaitez donner peu, soyez discret. Et si vous êtes le manager direct de ce salarié depuis plus de 10 ans, faites un petit effort. Enfin, si vous êtes en charge de la collecte, essayez de mettre les donateurs à l’aise, en leur précisant que tous les montants seront les bienvenus et en évitant de les regarder avec insistance lorsqu’ils mettront la main à la poche.
– Se joindre à la petite fête
Le jour J, on se doit d’être là si c’est un membre de son équipe qui s’en va. Si l’on n’est pas un proche et que l’on a beaucoup de travail, l’idéal reste encore de faire une apparition à la petite fête, d’aller dire un mot à la personne concernée et de s’éclipser discrètement. Attention, si votre bureau est à proximité de l’endroit où se situe le pot de départ, vous vous devez de faire le déplacement. « La proximité physique oblige à se déplacer, confirme Laurence Caracalla. Si l’on vous remarque dans votre bureau alors que tout le monde est réuni à côté, cela va paraître bizarre. »
Des réunions sans accroc
Les réunions rythment la vie en entreprise, c’est pourquoi il est essentiel d’y observer un code de conduite irréprochable. Il est évident que la première des politesses consiste à arriver à l’heure. Mais cela ne suffit pas : vous devez apporter avec vous tous les documents utiles pour bien suivre la réunion (ordre du jour, plan des interventions…). Si vous devez intervenir, pensez aussi à apporter vos documents de préparations (liste de questions, chiffres clés…).
– Prendre la parole
C’est normalement au meneur de la réunion de distribuer la parole. Toutefois, c’est plus simple lorsque chacun fait un effort pour intervenir de façon la plus harmonieuse possible. « Il suffit de faire un signe discret pour faire comprendre que l’on souhaite prendre la parole, conseille Laurence Caracalla. En revanche, n’interrompez pas directement la personne qui parle. » Il y a de grandes chances pour que l’on vous donne la parole tout de suite. Si le propos est un peu complexe à suivre, peut-être que l’on vous demandera de patienter jusqu’à la fin de l’exposé. Dans ce cas, n’oubliez pas de noter votre question pour éviter tout oubli.
– S’éclipser
Pour partir avant la fin de la réunion, deux cas de figure se présentent. Soit vous allez de toute façon vous faire remarquer, car il y a peu de monde, et mieux vaut l’assumer. Dans ce cas, expliquez rapidement que vous devez partir. Soit la réunion compte un grand nombre de personnes et vous pouvez vous glisser discrètement vers la porte de sortie, en faisant le moins de bruit possible, afin de ne pas perturber les échanges. Si vous savez à l’avance que vous risquez de ne pas pouvoir rester, installez-vous à proximité d’une sortie et pensez à prévenir l’organisateur de la réunion.
Par Aurélie FARDEAU, Management
